di Elena Paolinelli, business coach e formatrice
Ecco 3 passi da seguire per migliorare l’utilizzo dell’Agenda e della To Do List.
Quanto tempo impieghi quotidianamente al telefono?
Rispondi obiettivamente e non a sensazione; sia che tu utilizzi Apple o Android, c’è una funziona specifica che ti indica esattamente quanti minuti/ore trascorri davanti al display, in attività come telefonate, whatsapp, email, ecc.. Oggi come oggi il telefono, le chat, le email sono diventate un vero strumento di lavoro. Si stima che trascorriamo minimo 2 ore il giorno se non (in alcuni casi) molto di più.
Cosa significa questo? Che è fondamentale che tu pianifichi anche il tempo che passi al device. Altrimenti arriverai in fondo alla giornata e le ore trascorse attaccato a questo benedetto arnese, ti avranno portato via quello che ti serve per fare le cose importanti e/o prioritarie.
3 passi da seguire per l’utilizzo Produttivo e Consapevole del TELEFONO:
- Quando fai una cosa, fai solo quella! Evita di rispondere subito e togli tutte le notifiche di messaggi, email, whatsapp e altri social. Risponderai come da tuo piano. Utilizzare la memoria per ricordare le cose logora la tua CONCENTRAZIONE, e anche le interruzioni continue la esauriscono. Quando stai facendo un’ attività: un preventivo, un progetto, rispondere a un email; se vieni interrotto, quando riprendi, non riuscirai a partire dal punto esatto in cui ti sei interrotto, ma dovrai usare tempo per “riprendere il filo”. Le neuroscienze hanno dimostrato che per tornare al livello di concentrazione prima di un’ interruzione, servono minimo 10’ con un sovraccarico di Cortisolo (l’ormone dello stress) in circolo nel sangue.
- Alloca almeno 3 spazi da 30’ che chiamerai TELEFONO; aumenta la quantità di questi spazi o la durata o entrambi a seconda di quanto ce ne trascorri. Probabilmente quando devi fare una chiamata difficilmente l’interlocutore dall’altra parte ti risponderà subito oppure trovi occupato, quindi prevedi questo pianificando più momenti.
- Una telefonata nell’80% dei casi provoca un’altra attività: un appuntamento, inviare un’email, ecc., questo ti richiederà altro tempo per smaltirla. Avendolo già pianificato, eviterai lo spreco di risorse di doverlo ricordare. Noterai che saranno poche le attività inferiori ai 20 minuti, perché anche rispondere ad un’email richiede tempo, focus mentale e scoprirai come la tua TO DO LIST si accorcerà, ma la tua AGENDA sarà molto più pianificata! “Ma se non rispondo subito poi perdo il cliente?” Se anche solo una volta hai pensato questa cosa, scrivimi: elena@crescita.me , ti spiegherò come risolvere.